Varslingsrutiner i Frikirken

Disse rutinene gjelder fra 01.01.2020 – Sist oppdatert 04.05.2020

Hensikten med varslingsrutinene:

  • Å sikre at kritikkverdige forhold skal avdekkes og ryddes opp i snarest mulig. 
  • Å sikre at kirkesamfunnet har klare retningslinjer for intern kommunikasjon og varsling. 
  • Å sikre at det ikke skal være vanskelig å si fra om kritikkverdige forhold i kirkesamfunnet.  
  • Å sikre bedre og raskere behandling av innkomne varsler.
  • Å sikre ivaretagelse både av varsler og den som er påvarslet.

Ansvar:

  • Daglig leder ved hovedkontoret er ansvarlig for varslingsrutinene.
  • Personalrådgiver ved hovedkontoret er ansvarlig for å oppdatere varslingsrutinene.
  • Øvrige med arbeidsgiveransvar i kirkesamfunnet er ansvarlig for at deres ansatte er kjent med varslingsrutinene.
  • Alle ansatte er ansvarlig for å følge varslingsrutinene.
  • Ledere som har ansvar for andre ledere, har ansvar for at varslingsrutinene er kjent for andre ledere og frivillige.

Hva er varsling?

Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Kritikkverdige forhold betyr forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Eksempler på forhold det kan være aktuelt å varsle om: 

NB: Forhold som den ansatte eller frivillige mener er kritikkverdig ut fra egen politisk eller etisk overbevisning, omfattes ikke innenfor dette. 

  • Mellommenneskelige forhold, som f.eks: 
    • Myndighetsmisbruk  
    • Mistanke om at seksuelle krenkelser har skjedd/skjer 
    • Mistanke om at ansattes barn utsettes for omsorgssvikt 
    • Mistanke om at en ansatt utsetter en annen for mishandling/vold eller uforsvarlig arbeidsmiljø  
    • Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav og organisasjonens retningslinjer 
    • Diskriminering og mobbing på arbeidsplassen 
  • Administrative forhold og rutiner, som f.eks:
    • Svikt i sikkerhetsrutiner 
    • Fare for liv eller helse  
    • Brudd på personopplysningssikkerheten
    • Uforsvarlig saksbehandling 
    • Korrupsjon og andre økonomiske misligheter  
  • Andre områder, som f.eks:
    • Fare for klima eller miljø  
    • Ulovlig eller uetisk atferd 

Hvem kan varsle?

Alle ansatte og frivillige i Frikirken kan varsle.

Varsleren trenger ikke å legge frem bevis for det de mener er kritikkverdig. Varsler må derimot være så tydelig som mulig på hva som faktisk har skjedd. Varselet bør minimum inneholde tid/evt. periode og sted for hendelsen, spesifikke opplysninger om hva forholdet gjelder og hva varsleren bygger disse opplysningene på, samt eventuelle personer som varsleren vet eller tror har kunnskap om forholdet.

Den som varsler kan velge å være anonym. Imidlertid vil det være lettere å gå videre med varselet hvis varsler opplyser om sin identitet. Det oppfordres til at varselet gjøres under fullt navn, da dette normalt vil sikre at informasjonen kan etterprøves og verifiseres. 

Varsler kan velge å være anonym overfor Frikirken, men avdekke sin identitet til evt ekstern mottaker av varselet. 

Alle som varsler om mulige bekymringer eller kritikkverdige forhold skal kunne gjøre dette uten frykt for videre konsekvenser.

Hvorfor varsle?

Ved å få informasjon om kritikkverdige forhold i virksomheten, kan arbeidsgiver rydde opp i forholdet. 

Arbeidsmiljølovens §2-4 (1) slår fast arbeidstakers rett til å varsle. Det at arbeidstakere sier fra, er ofte den eneste måten ukultur og ulovlige forhold kan avdekkes. Varsling gir mulighet for å rydde opp i problemene og unngå at de vokser seg større. 

I et godt arbeidsmiljø skal det være lav terskel for å si i fra om kritikkverdige forhold. Arbeidstaker må samtidig ta hensyn til at arbeidsgiver, arbeidsmiljø og kolleger ikke skal belastes uten grunn. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig.

Hvordan varsle?

Arbeidstakere og frivillige medarbeidere bruker de prosedyrer og strukturer som finnes i kirkesamfunnet i forbindelse med håndtering av saker av sensitiv karakter. Dette betyr: 

  • Varsling skjer i utgangspunktet til nærmeste overordnede, eller til den neste i tjenestelinjen dersom varselet gjelder nærmeste overordnede. I Frikirkens menigheter gjelder følgende tjenestelinje: 
    • Daglig leder / hovedpastor / evt. leder i eldsterådet
      • Tilsynsmann
        • Synodens tilsynsmann / daglig leder Frikirkens hovedkontor
  • Som alternativ til denne linjen, kan det varsles via 
    • Leder i medarbeiderforeningen (kun for ansatte medlemmer i FriMaf)
    • Frikirkens eposttjeneste for varsling: [email protected]
    • Frikirkens nettportal for varsling (www.frikirken.no)
  • Varsling skjer i utgangspunktet skriftlig, der melding undertegnes av varsler. Det kan ved spesielle hensyn også varsles muntlig.
  • Navn på varsler er en fortrolig opplysning for dem som følger opp varslingen.
  • Varsling kangjøres anonymt, men det er ønskelig at man oppgir sin identitet av hensyn til virksomhetens behov for å kunne undersøke saken grundigst mulig. Dette sikrer også et best mulig resultat og ivaretakelse av den som varsler. 

Oppfølging av varsling

Alle foretak som mottar varsler har undersøkelsesplikt. Det betyr at den som mottar varselet, skal følge opp dette og undersøke påstandene grundig. Det skal snarest mulig ryddes opp i eventuelle kritikkverdige forhold.

Dersom varselet ikke er anonymt, skal varsler alltid få tilbakemelding så raskt som mulig – og innen to uker – om hvordan saken er behandlet og status på den. Når saken er avsluttet, skal varsler få tilbakemelding om utfallet av saken. Unntak er der en slik tilbakemelding berøres av lov om personvern.

Dersom det viser seg at det etter gjennomførte undersøkelser ikke er avdekket kritikkverdige forhold, skal varsler få tilbakemelding også om dette. Dersom det viser seg at det ikke var grunn til bekymring/kritikk, skal saken avsluttes på en måte som ivaretar den som ble utsatt for grunnløs kritikk, og varsleren skal får en ordentlig forklaring. 

Melding om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer, er å anse som personopplysninger og skal behandles i tråd med reglene i personopplysningsloven.

Prosedyre ved svært alvorlige saker

Ved varsel der anmeldelse til politiet kan være aktuelt, bør man uansett konferere med politiet om hvordan man håndterer varselet videre. I noen saker vil det kunne være aktuelt å iverksette intern granskning med påfølgende granskningsrapport.

Dersom varselet gjelder seksuell krenkelse eller overgrep, skal daglig leder ved hovedkontoret avklare med FERO om innholdet i varselet er av en slik karakter at det skal håndteres i samsvar med retningslinjene for slike saker. Daglig leder ved hovedkontoret / synodeformann tar ansvar for mediehåndtering i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig og berørte enheter. 

Andre saker avklares av en ansvarsgruppe som består av daglig leder ved hovedkontoret, samt daglig leder i FriBU hvis saken gjelder en ansatt eller frivillig i FriBU, personalrådgiver og en ekstern rådgiver. Daglig leder ved hovedkontoret og evt. daglig leder i FriBU trekker deretter formelt konklusjoner om hvilke tiltak som er nødvendig. 

Kontroll og sikkerhet

Varsling og oppfølging av varsling skal dokumenteres årlig overfor synodestyret i henhold til synodestyrets årshjul. 

Arbeidstaker som varsler er beskyttet mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver som følge av varslingen. Gjengjeldelse kan være advarsel, oppsigelse, trakassering, endring i stilling m.m.

Dersom varsler opplever gjengjeldelse, gis straks beskjed til tilsynsmann eller direkte til daglig leder ved Frikirkens hovedkontor.